在确定新品上市发布会的时机之前，应明确一点：应确认新品上市发布紧迫性的最佳时机，要避开节日与假日，避开本地的重大活动，避开其他单位的发布会，还要避开与新闻界的宣传报道重点相左或撞车。恰当的时机选择是企业新品发布会取得成功的关键。
企业新品上市发布会的人员安排，关键之一是要选好主持人和发言人。发布会的主持人应由主办单位的公关部长、办公室主任或秘书长担任。其基本条件是：仪表堂堂，年富力强，见多识广，反应灵活，语言流畅，幽默风趣，善于把握大局，引导提问和控制会场，具有丰富的主持会议的经验。新闻发言人最好由本单位的主要负责人担任，除了在社会上口碑较好、与新闻界关系为融洽之外，对其基本要求是修养良好、学识渊博、思维灵敏、能言善辩、彬彬有礼。新品上市发布会还要精选一批负责会议现场接待工作人员，所有出席发布会的工作人员均需佩戴统一制作的胸卡。邀请出席新品发布会的嘉宾一般情况下，应是与发布会相关的人士。另外，确定嘉宾和媒体记者后，请柬最好提前一星期发出，发布会前一天还应电话提醒。
新品上市发布会的地点除了可考虑在本单位或事件所在地举行外，可考虑租用宾馆、饭店的会议厅举行。新品发布会周边应交通便利，场地条件舒适、大小合适。会议桌的摆放可采用长方形或者圆形，大型会议应设主席台位、嘉宾席位等。
在举行新品发布会之前，主办单位要事先准备好如下材料：一是发言提纲。它是发言人在发布会上进行正式发言时的发言提要，要紧扣主题，体现全面、正确、生动、真实的原则。二是题目提纲。为了使发言人在现场正式回答提问时表现自如，可以事先假设问题，形成问答提纲和相应答案，供发言人参考。三是资料提纲。事先准备一份以有关数据、图片、资料为主的资料提纲，并认真打印出来，在新品发布会前提供给来宾。在资料提纲上应列出发布会主办方的名称、联系方式等，便于日后联系。四是形象化视听材料。这些材料供与会者使用，可增强发布会的效果，它包括：图表、照片、实物、模型、录音、录像影片、幻灯片、光碟等。
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